Як додати учасників до групи в SharePoint

SharePoint Online – це популярна платформа для спільної роботи, яку використовують понад 200 мільйонів користувачів. Його мета, по суті, полягає в управлінні оцифрованими документами. Функція групи SharePoint надає адміністраторам ярлик для надання кільком користувачам однакових рівнів дозволів на вміст і сайти. Якщо вам потрібно знати, як додати користувачів до групи SharePoint, ми окреслили кроки в цій статті.

Ми також обговорюємо, як додати зовнішніх учасників до групи, як усунути неполадки – якщо у вас виникнуть проблеми з додаванням зовнішніх учасників. Крім того, ми розглянемо деякі інші поради щодо керування групами щодо використання SharePoint Online через Windows та macOS.

Як додати учасників групи в SharePoint?

Наступні кроки вимагають створення групи та дозволів на керування. Щоб додати учасників до групи за допомогою Windows 10:

  1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.

  2. Натисніть на «Поділитися».
  3. Крім того, якщо відображається параметр «Учасники», виберіть його, а потім «Додати учасників».

  4. Введіть імена або адреси електронної пошти користувачів, яких ви хочете додати до групи, у текстовому полі «Введіть імена, адреси електронної пошти або Усі».

  5. Імена з’являться у вікні підтвердження нижче; натисніть на користувача, щоб додати його до поля.

  6. Повторюйте кроки 3 і 4, доки не буде додано всіх користувачів, яких ви хочете додати.
  7. Якщо ви хочете додати примітку до запрошення, виберіть «Включити особисте повідомлення до цього запрошення».
  8. Потім виберіть «Поділитися».

Щоб додати учасників до групи за допомогою macOS:

  1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.

  2. Натисніть на «Поділитися».
  3. Крім того, якщо відображається параметр «Учасники», виберіть його, а потім «Додати учасників».

  4. Введіть імена або адреси електронної пошти користувачів, яких ви хочете додати до групи, у текстове поле «Введіть імена, адреси електронної пошти або Усі».

  5. Імена з’являться у вікні підтвердження нижче; натисніть на користувача, щоб додати його до поля.

  6. Повторюйте кроки 3 і 4, доки не буде додано всіх користувачів, яких ви хочете додати.
  7. Якщо ви хочете додати примітку до запрошення, виберіть «Включити особисте повідомлення до цього запрошення».
  8. Потім виберіть «Поділитися».

Як видалити учасників групи в SharePoint?

Щоб видалити учасників групи через Windows 10:

  1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.
  2. Виберіть «Налаштування» > «Налаштування сайту».

  3. Виберіть параметр «Інформація про сайт», якщо він доступний, замість «Налаштування сайту».

  4. Натисніть «Переглянути всі налаштування сайту».

  5. У розділі «Користувачі та дозволи» на сторінці «Налаштування сайту» виберіть «Люди та групи».

  6. У розділі «Швидкий запуск» натисніть назву групи, з якої ви хочете видалити користувачів.
  7. Поставте прапорці біля учасників, яких ви хочете видалити.

  8. Потім натисніть «Дії» > «Видалити користувачів із групи».

  9. Потім «ОК», щоб підтвердити.

Щоб видалити учасників групи через macOS:

  1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.
  2. Виберіть «Налаштування» > «Налаштування сайту».

  3. Виберіть опцію «Інформація про сайт», якщо вона доступна, а не «Налаштування сайту».

  4. Натисніть «Переглянути всі налаштування сайту».

  5. У розділі «Користувачі та дозволи» на сторінці «Налаштування сайту» виберіть «Люди та групи».

  6. У розділі «Швидкий запуск» натисніть назву групи, з якої ви хочете видалити користувачів.
  7. Поставте прапорці біля учасників, яких ви хочете видалити.

  8. Потім натисніть «Дії» > «Видалити користувачів із групи».

  9. Потім «ОК», щоб підтвердити.

Як змінити дозволи групи в SharePoint?

Щоб змінити дозволи для групи через Windows 10:

  1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.
  2. Виберіть «Налаштування» > «Налаштування сайту».

  3. Виберіть «Інформація про сайт», якщо вона доступна, замість «Налаштування сайту».

  4. Натисніть «Переглянути всі налаштування сайту».

  5. У розділі «Користувачі та дозволи» на сторінці «Налаштування сайту» виберіть «Дозволи сайту».

  6. Установіть прапорець для групи, дозвіл якої ви хочете змінити.

  7. На вкладці «Дозволи» виберіть «Редагувати дозволи користувача».

  8. Установіть необхідні прапорці для нового рівня дозволу.

Щоб змінити дозволи для групи через macOS:

  1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.
  2. Виберіть «Налаштування» > «Налаштування сайту».

  3. Виберіть «Інформація про сайт», якщо вона доступна, замість «Налаштування сайту».

  4. Натисніть «Переглянути всі налаштування сайту».

  5. У розділі «Користувачі та дозволи» на сторінці «Налаштування сайту» виберіть «Дозволи сайту».

  6. Установіть прапорець для групи, дозвіл якої ви хочете змінити.

  7. На вкладці «Дозволи» виберіть «Редагувати дозволи користувача».

  8. Установіть необхідні прапорці для нового рівня дозволу.

Додаткові поширені запитання

Як створити групу в SharePoint?

Щоб створити групу SharePoint через робочий стіл:

1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.

2. Виберіть «Налаштування» > «Дозволи сайту».

3. Виберіть «Розширені налаштування дозволів».

4. Виберіть «Створити групу» на вкладці «Дозволи».

5. У текстових полях «Ім’я» та «Про мене» введіть назву та опис групи SharePoint.

6. Вкажіть єдиного власника цієї групи безпеки в текстовому полі «Власник».

7. Укажіть, хто може переглядати та редагувати відомості про членство в групі в розділі «Налаштування групи».

8. У розділі «Запити на членство» виберіть налаштування для запитів на вихід або приєднання до групи; Ви можете вказати адресу електронної пошти для запитів.

9. Виберіть рівень дозволу в розділі «Надати групові дозволи цьому сайту».

10. Потім виберіть «Створити».

Як видалити групу SharePoint?

1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.

2. Виберіть значок шестірні «Налаштування», а потім «Налаштування сайту». Виберіть «Інформація про сайт», якщо «Налаштування сайту» не відображається.

3. Потім виберіть «Переглянути всі налаштування сайту». На деяких сторінках вам може знадобитися вибрати «Вміст сайту» > «Налаштування сайту».

4. У розділі «Користувачі та дозволи» виберіть «Люди та групи».

5. Тепер виберіть назву групи SharePoint, яку потрібно видалити.

6. Виберіть «Налаштування» > «Налаштування групи».

7. Прокрутіть вниз донизу сторінки, щоб вибрати «Видалити».

8. Потім «ОК» у вікні підтвердження.

Як додати зовнішніх учасників до групи SharePoint?

1. Запустіть SharePoint Online, а потім відкрийте свій проект або сайт.

2. Натисніть кнопку «Поділитися» у верхньому правому куті.

3. У спливаючому вікні на вкладці «Запросити людей» за замовчуванням введіть імена або електронні адреси користувачів, яких ви хочете додати до групи; переконайтеся, що прапорець «Надіслати запрошення електронною поштою» встановлено.

4. Щоб переконатися, що ваші зовнішні учасники не мають повних дозволів, двічі перевірте, якій групі та рівні дозволів надано. За замовчуванням SharePoint встановлює для групи «Учасники» дозволи «Внести».

5. Після завершення натисніть кнопку «Поділитися».

Чому я не можу додати учасників до групи в SharePoint?

Якщо ви отримуєте повідомлення про помилку під час спроби додати зовнішніх користувачів до групи, або дозволи для користувача не працюють належним чином, спробуйте наступне:

Спробуйте очистити кеш веб-браузера

Кеш браузера, у якому зберігаються неправильні дані, може конфліктувати з SharePoint Online і спричиняти помилки. Щоб очистити кеш веб-переглядача Chrome:

1. Запустіть Chrome і натисніть значок меню з трьома крапками, а потім – «Налаштування».

2. Введіть «Кеш» у рядок пошуку.

3. Виберіть «Очистити дані веб-перегляду».

4. На основній вкладці увімкніть «Кешовані зображення та файли» та «Файли cookie та інші дані сайту»

5. Потім виберіть кнопку «Очистити дані».

Спробуйте надати доступ до зовнішнього типу вмісту всім/всім користувачам

Щоб дозволити доступ до зовнішніх типів вмісту всім або всім користувачам, виконайте такі дії:

1. Запустіть SharePoint Online та перейдіть до «Центр адміністрування SharePoint».

2. Виберіть «безпечний магазин».

3. Натисніть «Ідентифікатор цільової програми», а потім «Редагувати».

4. У розділі «Учасники» включіть групу «Усі», а потім прокрутіть сторінку вниз і натисніть «ОК».

5. Поверніться до «Центр адміністрування SharePoint» і натисніть «bcs».

6. У параметрах «bcs» виберіть «Керування моделями BDC та зовнішніми типами вмісту».

· Переконайтеся, що для параметра «Перегляд» встановлено значення «Типи зовнішнього вмісту».

7. Натисніть «Модель BDC», яка використовується для зовнішнього вмісту, а потім «Встановити дозволи для зберігання метаданих».

8. У діалоговому вікні «Встановити дозволи для зберігання метаданих» для дозволів включіть «Всі», а потім натисніть «Додати».

9. Натисніть групу «Усі» зі списку наявних облікових записів для «Сховища метаданих». Переконайтеся, що параметр «Виконати» увімкнено.

10. Прокрутіть діалогове вікно вниз, щоб увімкнути наступне:

· «Поширювати дозволи на всі моделі BDC»

· «Зовнішні системи та зовнішні типи вмісту в сховищі метаданих BDC»

11. Тепер натисніть «ОК».

Переконайтеся, що зовнішній доступ увімкнено

Зовнішній спільний доступ, можливо, вимкнено в SharePoint, Site та Office 365. Спробуйте знову ввімкнути його, щоб вирішити проблему:

1. Запустіть «Центр адміністрування Microsoft Online».

2. Під «SharePoint Online» натисніть посилання «Керувати».

3. У лівій панелі «Вікна Центру адміністрування» виберіть «Керувати колекціями сайтів».

4. Виберіть «Налаштування» на «Панелі інструментів центру адміністрування», а потім натисніть «Керувати зовнішніми користувачами» у меню.

5. Натисніть кнопку «Дозволити», а потім «Зберегти», щоб зберегти зміни.

Одночасне надання дозволів на групу SharePoint

Групи SharePoint пропонують швидкий та ефективний спосіб надати кільком людям доступ до вмісту та сайтів. Члени групи можуть бути внутрішніми або зовнішніми щодо організації. SharePoint Online інтегровано з пакетом Microsoft Office і є однією з найулюбленіших платформ для спільної роботи з 2001 року.

Тепер, коли ми показали вам, як додавати учасників до груп SharePoint, і деякі основні поради щодо керування групами, ми хотіли б знати, чи змогли учасники групи використовувати свої дозволи, як очікувалося? Чи були у вас проблеми – якщо так, то як ви їх вирішили? Розкажіть нам, що ви думаєте про SharePoint Online загалом у розділі коментарів нижче.