industrials.pro

Надсилання електронного листа може бути складним процесом. Якщо ви надсилаєте повідомлення, пов’язане з бізнесом, ви повинні бути якомога поважнішими. Для того, щоб надіслати повідомлення вчителю вашої дитини, потрібна щирість, у багатьох випадках повідомлення члену сім’ї може бути настільки спокійним, як вам цього хочеться.

Ідеальна електронна пошта означає, що ваш вміст короткий і до точки, що робить його легшим для читання. Ваша підписка має відображати це, але також передавати вашу думку. Незалежно від того, висловлюєте ви подяку чи очікуєте відповіді, ми спершу розглянемо ідеальні професійні підписи електронною поштою.

Професійні електронні листи

Як зазначалося раніше, тип підписки, який ви додаєте до свого електронного листа, буде відрізнятися залежно від того, кому ви його надсилаєте. Важливо пам’ятати про свою аудиторію, надсилаючи будь-яку форму письмового повідомлення. Тож, без зайвих думок, ось деякі підписи, які можна включити у свої професійні електронні листи.

"Я з нетерпінням очікую почути від вас скоро!"

Цей тип підписки електронної пошти дає одержувачу знати, що ви очікуєте відповіді. Незалежно від того, чи це буде резюме чи рекламна презентація, відповідати іншої особи ввічливо, і якщо це вказати у вашому електронному листі, ви очікуєте на відповідь. Ви також можете змінити його, щоб сказати «Я з нетерпінням чекаю можливості поговорити з вами далі».

«Ваш дорогоцінний час дуже цінується»

Якщо ваш одержувач на роботі, швидше за все, він не має багато часу і отримує багато електронних листів. Включення цього знаку є одним із способів висловити справжню вдячність, що вимагає ввічливої ​​відповіді.

"Щирі вітання!"

Щирі вітання – це чудовий спосіб завершити електронний лист, оскільки він ввічливий і професійний. Дехто може подумати, що це трохи старомодне, але воно просте і настільки ідеально підходить для електронних листів.

Відмови, яких слід уникати

Деякі з них прийнятні за певних обставин, але більшість із них не рекомендується для офіційних або професійних електронних листів.

1. Дякую

«Дякую» та варіанти разом із цією дотичною («дякую», «дякую!» «велике дякую» тощо) все здається дещо нещируватим. Ми не тільки читаємо електронні листи з трохи саркастичним тоном у голові, але якщо ви надсилаєте електронний лист, щоб попросити когось про щось, а не щиро подякувати, це трохи неприємно. Уникайте.

2. З повагою

Хоча вас, можливо, вчили завжди завершувати лист – і, таким чином, електронний лист – щиро, просто не робіть цього. Якщо ви починаєте свою електронну пошту з «Шановний», ви можете закінчити словами «з повагою», але в іншому випадку уникайте – навіть у деяких офіційних програмах.

3. … незабаром

«Поговоримо найближчим часом», «поговоримо з вами незабаром» або навіть «скоро» – якщо ви надасте кредит «незабаром», то зазвичай ви знову поговорите з цією людиною. Добре, якщо ви маєте намір надіслати повідомлення електронною поштою або зустрітися з кимось особисто; менш добре, якщо у вас немає наміру докладати зусиль поговорити з ними. Хоча випадкова відповідь, вона може здатися нещирою.

4. Ваше ім'я

Завершення електронної пошти шляхом простого підписання вважається досить холодним і різким. Якщо це не остаточна відповідь на електронний лист, де ви відповіли на запитання та отримали відповідь, цей лист не передасть жодного повідомлення, крім «Я закінчив розмовляти з вами». Тому краще не залишати лише свій підпис.

5. Ваші ініціали

Підписатися своїми ініціалами або першим ініціалом трохи дружніше, ніж виписати своє повне ім’я, але це все так само різко. Це також залишає людей у ​​нерозумінні щодо того, хто ви є, тому найкраще використовувати лише тоді, коли ви розмовляєте з кимось, кого вже добре знаєте.

6. Нічого

Дивно, але закінчувати електронний лист без жодних дій абсолютно нормально, але ви не можете зробити цього в першому електронному листі. Завжди спочатку припиняйте свою електронну пошту, і, оскільки все більше листів надходить швидко, ви можете відмовитися від формальностей.

7. З повагою

Жорсткий і застарілий. Висловлюйте це лише в тому випадку, якщо ви надсилаєте електронний лист державному чиновнику чи комусь із духовенства, оскільки «з повагою ваше» є ближчим стандартом у цій ситуації.

8. XX [Поцілунки]

Якщо це не член сім’ї чи близький друг, вам не слід цього робити. Деякі випадкові робочі відносини вважають це прийнятним, але насправді це те, що ви робите лише з кимось, з ким ви вже знаєте, що можете зробити це. Не накидайте це на когось раптово, це моторошно.

9. Найкращий

Ця відповідь, поряд із «всього найкращого» та «найкращих побажань», є відносно безпечним закінченням, якщо ви ввічливі, але неформальні. Чим більше слів ви додаєте, наприклад, «найкращі побажання» або «всього найкращого», тим більш формальним стає настрій. Дехто вважає, що «найкращий» і його варіанти можуть бути занадто гучними, але здебільшого він повинен вам добре послужити.

10. Ваш

«Ваш» і його варіанти («з повагою», «з повагою» тощо) знаходяться на більш формальному кінці спектру. Як і у випадку з «найкращим», чим більше слів ви додаєте, тим формальнішим він стає. Однак у «твоєму» є ще одна складність: багато хто задається питанням, що саме ти пропонуєш, коли говориш «ваш», а «ваш віддано» вказує на щось неймовірно офіційне, як-от майбутню пропозицію одружитися. Уникайте.

11. «Ваш друг»

Дивіться пов’язані 8 найкращих бізнес-додатків на iPhone, iPad та Android 6. Науково підкріплені способи стати більш продуктивними

Це може розколоти багатьох людей. Це просто надто формально і для деяких наближається до «щиро». Однак дехто вважає це прийнятним, як правило, молоде покоління, оскільки ми все одно дружимо з більшістю наших колег. Ми не рекомендуємо надсилати «Ваш друг» коли-небудь старшому колезі або тому, хто займає владу.

12. Дуже дякую!

Це не тільки непрофесійно, але й бракує граматики. Залежно від вашого одержувача, це може бути цілком нормально (наприклад, якщо це останній електронний лист до вашої команди ІТ-підтримки після того, як вони вирішили вашу проблему).

14. На здоров'я

Це дійсно прийнятно, лише якщо ви британці, інакше це здається трохи покровительським. Те ж саме можна сказати і про «та», але «привітання» – це, як правило, улюблена відповідь, яка також є приємною невимушеною та – для нас, британців – цілком прийнятною замість «дякую» та більш офіційних підписів електронною поштою.

15. Як завжди

Загалом найпопулярніший спосіб закінчити електронний лист – «як завжди». Можливо, це не ідеальний засіб для першого контакту, але він чудово підходить для відповіді комусь, з ким ви часто спілкуєтеся електронною поштою. У ньому немає очікувань, конотацій чи тону для читання. Це просто ви підписуєтеся як ви.

Питання що часто задаються

Бувають випадки, коли ідеальна електронна пошта може сильно вплинути на ваш наступний крок у житті. Ось ще кілька запитань про вихід електронної пошти, які допоможуть вам надсилати ідеальні електронні листи.

Чи справді підписання електронної пошти є великою проблемою?

Все залежить від контексту, в якому ви надсилаєте електронний лист. Якщо ви надсилаєте нагадування електронною поштою колезі або деякі нотатки з класу однокласнику, це, ймовірно, не так вже й страшно. Однак неправильне підписання електронної пошти може надіслати неправильне повідомлення. Наприклад, якщо ви надсилаєте «Так, дякую» комусь, хто намагається вам допомогти, це може здатися підступним або саркастичним.

На жаль, у текстових повідомленнях бракує контексту, а це означає, що одержувачу легко скласти неправильне уявлення. Тому остерігайтеся того, як ваш читач сприйме повідомлення, яке ви надсилаєте, тому що, так, ваш читач, швидше за все, побачить ваш підпис.

Чи варто додати підпис?

Абсолютно! Якщо вказати своє ім’я, контактну інформацію та компанію, одержувачу буде набагато легше відповісти вам у майбутньому. Не кажучи вже про те, що підпис широко прийнято як символ того, хто розуміє, як працює електронна пошта.

Не замислюйтесь над цим

Якщо ви коли-небудь читали та перечитували важливе повідомлення електронної пошти, перш ніж надіслати його, цей розділ стосується вас.

Звичайно, природно враховувати, кому ви надсилаєте електронний лист і чому. Якщо це електронний лист з продажу, краще залишити позитивний знак, який також спонукає до відповіді. Тут ідеально підійде щось на кшталт «Я з нетерпінням чекаю подальшої розмови з вами». Але, наприклад, ця фраза не підійде в електронному листі зі співчуттями.

Хоча надсилати важливу електронну пошту може бути страшно, більшість людей зазвичай переглядають свої електронні листи і не будуть занадто засуджувати вас за ваш вихід.